Anh Quang ở một xã thuộc tỉnh Đắk Lắk. Mảnh vườn một nghìn hai trăm mét vuông mà cả nhà đang trồng cà phê là đất ông nội anh khai hoang từ năm 1988. Ông nội mất năm 2010, bà nội mất năm 2021. Đất chưa bao giờ có sổ. Trong nhà chỉ còn mấy tờ biên lai nộp thuế nông nghiệp đầu những năm chín mươi, tên ông nội đã nhòe. Năm 2026, anh em anh muốn làm sổ để chia nhau và để vay vốn trồng lại vườn, nhưng không biết bắt đầu từ đâu.
Đây là tình huống của rất nhiều gia đình ở nông thôn và vùng trung du. Luật Đất đai năm 2024 có cả một hệ thống quy định cho loại đất này, và điểm mấu chốt nằm ở hai câu hỏi: bạn có giấy tờ gì, và gia đình bắt đầu sử dụng đất từ khi nào.
Có giấy tờ hay không: hai con đường khác nhau
Con đường thứ nhất dành cho người có giấy tờ về quyền sử dụng đất. Luật Đất đai liệt kê khá dài: giấy tờ giao đất của Nhà nước qua các thời kỳ, tên trong sổ đăng ký ruộng đất hoặc sổ địa chính, sổ mục kê lập trước ngày 18 tháng 12 năm 1980, các giấy tờ lập khi đăng ký ruộng đất theo Chỉ thị 299 năm 1980 của Thủ tướng Chính phủ, giấy tờ của chế độ cũ như bằng khoán điền thổ, giấy tờ thừa kế, tặng cho hợp pháp, và nhiều loại khác. Người đang sử dụng ổn định mà có giấy tờ lập trước ngày 15 tháng 10 năm 1993 thì được cấp sổ và không phải nộp tiền sử dụng đất.
Hai chi tiết đáng giá. Nếu bản gốc giấy tờ đã thất lạc, cơ quan nhà nước cũng không còn lưu, nhưng bạn còn bản sao và được xã xác nhận đất sử dụng ổn định, không tranh chấp, thì vẫn được xét cấp. Và nếu giấy tờ của bạn có nhiều thời điểm khác nhau, bạn được chọn thời điểm làm căn cứ, thường là thời điểm sớm nhất cho có lợi.
Với anh Quang, việc đầu tiên là lên xã xin tra hồ sơ địa chính cũ. Rất nhiều gia đình ngạc nhiên khi thấy tên ông bà mình nằm trong sổ mục kê hay sổ đăng ký ruộng đất từ mấy chục năm trước. Biên lai nộp thuế tuy không phải giấy tờ về quyền sử dụng đất, nhưng là chứng cứ tốt về thời điểm và sự ổn định của việc sử dụng.
Không có giấy tờ: mốc thời gian quyết định
Con đường thứ hai dành cho người không có giấy tờ, không vi phạm pháp luật đất đai. Luật chia theo thời điểm bắt đầu sử dụng. Sử dụng trước ngày 18 tháng 12 năm 1980, hoặc từ ngày đó đến trước ngày 15 tháng 10 năm 1993, được xã xác nhận không tranh chấp, thì được cấp sổ. Diện tích đất ở trong hạn mức công nhận đất ở thì không phải nộp tiền sử dụng đất; nếu nhà đã xây vượt hạn mức thì phần vượt vẫn được công nhận nhưng phải nộp tiền; phần đất còn lại được công nhận theo hiện trạng, như đất vườn, đất trồng cây. Sử dụng từ ngày 15 tháng 10 năm 1993 đến trước ngày 1 tháng 7 năm 2014 cũng được cấp, nhưng phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định.
Đất đang trồng trọt như vườn cà phê của anh Quang thì được công nhận theo hình thức Nhà nước giao đất nông nghiệp không thu tiền, trong hạn mức giao đất nông nghiệp. Với đất ở, nếu bắt đầu sử dụng từ ngày 1 tháng 7 năm 2014 trở về sau mà không có giấy tờ thì không thuộc các mốc vừa kể; đất nông nghiệp có quy định riêng, nên hỏi cụ thể ở xã. Trường hợp chưa đủ điều kiện, người đang dùng đất được tạm sử dụng theo hiện trạng cho tới khi Nhà nước thu hồi, và vẫn phải kê khai đăng ký.
Đất ông bà để lại: ai đứng tên
Ông bà mất rồi thì quyền với mảnh đất là di sản, thuộc về những người thừa kế. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, anh em trong nhà phải thống nhất với nhau: ai đứng tên, chia ra sao, có ai từ chối nhận không. Sự thống nhất đó nên được lập thành văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản có công chứng. Nhiều bộ hồ sơ bị treo nhiều năm không phải vì đất có vấn đề mà vì một người cô ở xa không chịu ký.
Nếu anh em tranh chấp với nhau về việc ai có quyền với đất, thì phải hòa giải tại Ủy ban nhân dân xã trước, không xong mới tới tòa hoặc cơ quan có thẩm quyền. Trong lúc đang tranh chấp, xã sẽ không xác nhận đất "không có tranh chấp", và hồ sơ cấp sổ sẽ dừng lại.
Những chỗ hay vướng
Vướng thứ nhất là vi phạm. Đất lấn, chiếm đất công, đất hành lang an toàn công trình, hoặc tự ý xây nhà trên đất nông nghiệp. Luật Đất đai năm 2024 phân biệt: vi phạm trước ngày 1 tháng 7 năm 2014 thì có thể được xem xét cấp sổ nếu sử dụng ổn định, phù hợp quy hoạch và thực hiện nghĩa vụ tài chính, trừ trường hợp lấn chiếm hành lang, đất công trình công cộng; vi phạm từ ngày đó trở về sau thì không được cấp và bị xử lý.
Vướng thứ hai là quy hoạch. Đất không phù hợp quy hoạch có thể chỉ được tạm sử dụng theo hiện trạng. Vướng thứ ba là đất khai hoang nằm trong đất rừng, đất của nông trường, lâm trường cũ; loại này phải xem nguồn gốc rất kỹ và thường cần người có chuyên môn đi cùng.
Vướng thứ tư là ranh giới với nhà bên. Khi đo đạc để làm sổ lần đầu, hai nhà phải ký xác nhận ranh giới. Đây là lúc những bất đồng âm ỉ nhiều năm lộ ra. Nên nói chuyện với hàng xóm trước khi đoàn đo xuống.
Các bước và thời gian
Hồ sơ gồm đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mẫu, các giấy tờ về quyền sử dụng đất nếu có, giấy tờ chứng minh thời điểm sử dụng như biên lai thuế, và mảnh trích đo địa chính nếu nơi đó chưa có bản đồ địa chính. Nộp tại bộ phận một cửa của xã hoặc chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. Xã sẽ kiểm tra hiện trạng, xác nhận nguồn gốc, thời điểm sử dụng, tình trạng tranh chấp, và niêm yết công khai để ai có ý kiến thì nêu.
Từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, theo Nghị định 151 năm 2025 của Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là người cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho cá nhân. Thời gian giải quyết khoảng hai mươi ngày làm việc, gồm mười bảy ngày đăng ký và ba ngày cấp giấy, không tính thời gian trích đo, niêm yết và nộp nghĩa vụ tài chính. Tiền sử dụng đất nếu phải nộp sẽ tính theo bảng giá đất mới của tỉnh áp dụng từ năm 2026, nên hãy hỏi trước để chuẩn bị.
Điều cần nhớ
Thứ nhất, hãy lục hồ sơ địa chính cũ ở xã trước khi kết luận nhà mình "không có giấy tờ gì". Thứ hai, ba mốc ngày 18 tháng 12 năm 1980, ngày 15 tháng 10 năm 1993 và ngày 1 tháng 7 năm 2014 quyết định bạn có được cấp sổ không và có phải nộp tiền không. Thứ ba, với đất ông bà để lại, sự đồng thuận của anh em quan trọng không kém giấy tờ: thống nhất xong rồi mới nộp hồ sơ.
Hỏi đáp nhanh
Đất khai hoang từ trước năm 1993, không có giấy tờ gì thì có được cấp sổ không?
Có thể được, nếu đất sử dụng ổn định, không vi phạm pháp luật đất đai và được Ủy ban nhân dân xã xác nhận không tranh chấp. Phần đất có nhà ở trong hạn mức công nhận đất ở thì không phải nộp tiền sử dụng đất.
Ông bà mất rồi, sổ sẽ đứng tên ai?
Đất là di sản của ông bà nên những người thừa kế phải thống nhất người đứng tên hoặc cách chia, bằng văn bản khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản có công chứng. Có tranh chấp thì phải hòa giải ở xã trước.
Hiện nay ai ký cấp sổ đỏ lần đầu cho người dân?
Từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho cá nhân. Hồ sơ nộp ở bộ phận một cửa của xã hoặc chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.
