Bán hàng online có phải đăng ký kinh doanh và nộp thuế không? Sàn trừ thuế rồi đã đủ chưa?

Minh 27 tuổi, ở Hà Nội, bán quần áo thể thao được ba năm. Ban đầu chỉ đăng bài trên trang cá nhân, giờ Minh có gian hàng trên hai sàn thương mại điện tử, tối nào cũng livestream, thuê thêm hai bạn đóng gói. Từ giữa năm 2025, Minh thấy sàn tự trừ một khoản thuế trên mỗi đơn. Minh nghĩ thế là xong nghĩa vụ. Nhưng mỗi tháng Minh còn khoảng 40 triệu đồng tiền hàng khách chốt qua tin nhắn, chuyển khoản thẳng vào tài khoản cá nhân, khoản này chưa ai trừ thuế cả. Một người bạn bảo Minh: "Cứ thế mà bán, ai biết đâu."

Câu "ai biết đâu" ngày càng sai. Tập này mình nói rõ khi nào bán online là kinh doanh phải đăng ký, sàn đã trừ thuế thì còn phải làm gì, và những nghĩa vụ với khách hàng mà nhiều người bán quên mất.

Khi nào bán online là đang kinh doanh

Pháp luật không phân biệt bán ở chợ hay bán trên mạng. Nếu bạn mua hàng về bán lại để kiếm lời, bán đều đặn như một nghề, có kho, có người làm, thì đó là hoạt động kinh doanh. Cá nhân kinh doanh như vậy cần đăng ký hộ kinh doanh, hoặc thành lập doanh nghiệp nếu quy mô lớn. Từ khi chính quyền địa phương chuyển sang hai cấp, việc đăng ký hộ kinh doanh làm tại cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường nơi đặt địa điểm kinh doanh, và có thể nộp trực tuyến.

Ngược lại, thỉnh thoảng thanh lý đồ cũ của gia đình, bán vài món tự làm cho người quen, thì thường không bị coi là kinh doanh. Ranh giới nằm ở tính thường xuyên và mục đích sinh lời, chứ không nằm ở chỗ bạn bán trên ứng dụng nào.

Từ năm 2026, hộ kinh doanh đã chuyển hẳn sang kê khai theo doanh thu thực tế, không còn thuế khoán. Người bán online cũng theo đúng cơ chế đó: doanh thu năm trên ngưỡng do Chính phủ quy định thì nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo đúng cách tính áp dụng cho hộ kinh doanh, với tỷ lệ khác nhau tùy ngành.

Bán trên sàn: sàn trừ thay, nhưng chỉ phần đi qua sàn

Theo Nghị định 117 năm 2025 của Chính phủ, áp dụng từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán phải khấu trừ và nộp thay thuế cho hộ, cá nhân bán hàng trên sàn. Khoản Minh thấy bị trừ trên mỗi đơn chính là phần này. Sàn cũng cung cấp chứng từ khấu trừ, bạn nên tải về lưu lại hằng năm.

Điều cần hiểu là sàn chỉ trừ thuế trên những đơn thanh toán qua sàn. Các đơn chốt qua tin nhắn, qua mạng xã hội, khách chuyển khoản thẳng cho bạn, hay thu tiền khi giao hàng ngoài sàn, thì không ai trừ hộ. Phần doanh thu đó bạn phải tự kê khai và nộp. Khi tính tổng doanh thu cả năm để xem có vượt ngưỡng hay không, phải cộng cả hai phần.

Trường hợp ngược lại cũng có: tổng doanh thu cả năm của bạn không tới ngưỡng phải nộp thuế nhưng sàn đã trừ. Khi đó hãy hỏi cơ quan thuế quản lý về cách xử lý số tiền đã bị khấu trừ, kèm chứng từ sàn cấp.

Bán ngoài sàn: dòng tiền để lại dấu vết

Nhiều người nghĩ nhận chuyển khoản vào tài khoản cá nhân thì không ai biết. Thực tế, ngân hàng, đơn vị vận chuyển, sàn và nền tảng mạng xã hội đều là nguồn thông tin mà cơ quan thuế có quyền yêu cầu cung cấp theo pháp luật quản lý thuế. Tài khoản cá nhân nhận hàng trăm giao dịch nhỏ đều đặn mỗi tháng với nội dung kiểu "chuyển tiền áo size L" là dấu hiệu rất rõ của hoạt động kinh doanh.

Khi bị phát hiện, người bán không chỉ phải nộp số thuế còn thiếu mà còn tiền chậm nộp tính theo ngày và tiền phạt do khai thiếu. Truy thu cho nhiều năm cộng lại có thể là một khoản lớn hơn hẳn số thuế lẽ ra phải nộp đều đặn.

Một lỗi hay gặp khác là mượn tài khoản ngân hàng của người thân để nhận tiền hàng. Cách này không làm doanh thu biến mất, mà còn kéo người thân vào phải giải trình, và việc cho mượn, thuê tài khoản ngân hàng tự nó đã có thể bị xử phạt.

Nghĩa vụ với khách: không chỉ là chuyện thuế

Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng năm 2023 đặt ra nghĩa vụ riêng cho người bán qua mạng. Bạn phải cung cấp thông tin trung thực về hàng hóa, giá, phí vận chuyển, cách đổi trả, và thông tin để khách liên hệ được với người bán. Quảng cáo "hàng chính hãng" trong khi hàng không rõ nguồn gốc là gian dối với người tiêu dùng.

Với hàng nhập về bán lại, nhất là hàng "xách tay", bạn nên giữ chứng từ chứng minh nguồn gốc. Hàng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ có thể bị coi là hàng không rõ nguồn gốc, bị tịch thu và xử phạt. Hàng giả nhãn hiệu thì rủi ro còn lớn hơn, có thể chuyển sang hình sự nếu giá trị lớn.

Dữ liệu khách hàng như họ tên, số điện thoại, địa chỉ giao hàng cũng là dữ liệu cá nhân được Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 bảo vệ. Đừng bán hay chia sẻ danh sách khách cho người khác.

Minh nên làm gì, và bạn cũng vậy

Bước một, đăng ký hộ kinh doanh với ngành nghề bán lẻ qua mạng, đúng địa điểm thực tế đang đóng gói, giao hàng. Bước hai, gom toàn bộ doanh thu về một mối: chứng từ khấu trừ của từng sàn, sao kê tài khoản nhận tiền ngoài sàn, đối soát với đơn vị vận chuyển. Bước ba, tách một tài khoản ngân hàng chỉ dùng cho kinh doanh. Bước bốn, kê khai phần doanh thu ngoài sàn theo kỳ cơ quan thuế hướng dẫn. Bước năm, nếu các năm trước đã bán nhiều mà chưa khai, hãy chủ động hỏi cơ quan thuế về việc khai bổ sung; tự khai trước khi bị kiểm tra thường nhẹ hơn nhiều so với bị phát hiện.

Ba điều cần nhớ. Một, bán online đều đặn để kiếm lời là kinh doanh, cần đăng ký như mọi cửa hàng khác. Hai, sàn chỉ trừ thuế cho đơn đi qua sàn, phần bán ngoài sàn bạn phải tự khai. Ba, giữ chứng từ nguồn hàng và chứng từ khấu trừ, vì đó là thứ bảo vệ bạn khi bị hỏi đến.

Hỏi đáp nhanh

Sàn đã khấu trừ thuế thì người bán còn phải kê khai gì nữa không?

Phần doanh thu đi qua sàn đã được sàn khấu trừ và nộp thay. Nhưng doanh thu bán ngoài sàn như chuyển khoản qua tin nhắn, mạng xã hội thì bạn phải tự kê khai và nộp. Khi xét ngưỡng doanh thu phải cộng cả hai phần.

Bán online nhỏ lẻ có bắt buộc đăng ký hộ kinh doanh không?

Nếu bán đều đặn, mua hàng về bán lại để kiếm lời thì đó là kinh doanh và cần đăng ký hộ kinh doanh tại Ủy ban nhân dân xã, phường. Thỉnh thoảng thanh lý đồ cũ hay bán vài món cho người quen thường không bị coi là kinh doanh.

Nhận tiền hàng vào tài khoản người thân có tránh được thuế không?

Không. Tiền vào tài khoản của ai thì vẫn là doanh thu của người bán, còn người đứng tên tài khoản có thể phải giải trình. Việc cho mượn tài khoản ngân hàng cũng có thể bị xử phạt.