Chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký: làm ở đâu, phí bao nhiêu, có hết hạn không?

Sáng thứ Hai đầu tháng 9 năm 2026, anh Đạt xếp hàng ở trung tâm phục vụ hành chính công của phường với một xấp giấy: bằng đại học, bảng điểm, thẻ căn cước, giấy khai sinh, mỗi thứ mười bản để nộp hồ sơ xin việc ở năm công ty. Cùng lúc, anh cần chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền để mẹ ủy quyền cho anh nhận lương hưu thay. Đứng sau anh là một chị cầm bản chính sổ đỏ đã ép nhựa, bong mép, hỏi có chứng thực được không.

Chứng thực là việc nhiều người làm thường xuyên nhất mà ít ai biết rõ luật. Từ tháng 11 năm 2025, quy định về chứng thực đã có thay đổi đáng kể, và có những chỗ giúp bạn đỡ hẳn việc photo, xếp hàng.

Làm ở đâu, mất bao lâu

Việc chứng thực do Nghị định 23 năm 2015 của Chính phủ điều chỉnh, đã được sửa đổi, bổ sung nhiều lần, trong đó lần sửa lớn là Nghị định 280 năm 2025, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 11 năm 2025. Theo quy định hiện hành, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký do Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thực hiện, hoặc do công chứng viên tại Phòng công chứng, Văn phòng công chứng thực hiện. Ở nước ngoài thì làm tại cơ quan đại diện của Việt Nam.

Điểm quan trọng: chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn ở Hà Nội vẫn chứng thực được ở bất kỳ phường nào gần chỗ làm, không phải về nơi thường trú. Chỉ riêng chứng thực hợp đồng, giao dịch về đất đai, nhà ở mới phải làm ở xã nơi có đất, có nhà, trừ một số trường hợp như văn bản ủy quyền.

Thời hạn là ngay trong ngày tiếp nhận; nộp sau 15 giờ thì trả trong ngày làm việc tiếp theo. Bản chính nhiều trang hoặc yêu cầu số lượng lớn thì có thể kéo dài thêm, nhưng phải thỏa thuận với bạn.

Phí bao nhiêu

Theo mức của Bộ Tài chính, phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2 nghìn đồng một trang cho hai trang đầu, từ trang thứ ba trở đi là 1 nghìn đồng một trang, tối đa không quá 200 nghìn đồng một bản. Chứng thực chữ ký là 10 nghìn đồng một trường hợp.

Nhìn mức phí thì rẻ, nhưng cái tốn thật là thời gian xếp hàng. Mười bộ giấy tờ cho năm công ty, như anh Đạt, có khi mất cả buổi sáng, trong khi chưa chắc công ty nào đã cần bản có chứng thực.

Không phải lúc nào cũng cần bản sao có chứng thực

Đây là thay đổi đáng chú ý nhất. Quy định về chứng thực sau lần sửa năm 2025 nói rõ: khi pháp luật chỉ yêu cầu nộp bản sao, cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được đòi bản sao có chứng thực; họ chỉ được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu khi có căn cứ nghi bản sao giả. Giấy tờ đã được cấp dưới dạng điện tử thì nơi nhận phải dùng bản điện tử, không được bắt nộp bản giấy hay bản chứng thực. Giấy tờ đã tích hợp trên VNeID mà bạn đã xuất trình thì người thực hiện chứng thực cũng không được yêu cầu bạn nộp thêm bản chính hay bản sao của giấy đó.

Với hồ sơ xin việc ở doanh nghiệp tư nhân, nhiều nơi chỉ cần bản photo và sẽ xem bản chính khi bạn đi phỏng vấn. Hỏi trước nhà tuyển dụng, bạn có thể tiết kiệm được cả buổi sáng.

Những chỗ hay sai

Ngộ nhận thứ nhất: "bản sao chứng thực chỉ có giá trị sáu tháng". Nghị định về chứng thực không quy định thời hạn nào như vậy. Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong các giao dịch. Một số cơ quan đặt yêu cầu riêng về thời gian cho từng loại hồ sơ, nhưng đó là yêu cầu của thủ tục cụ thể, không phải bản sao "tự hết hạn". Riêng những giấy tờ có thông tin thay đổi theo thời gian, như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thì bản thân bản chính đã có thời hạn.

Ngộ nhận thứ hai: "giấy nào cũng chứng thực được". Không chứng thực bản sao khi bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ; bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung; đóng dấu mật; có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; hoặc là giấy tờ do nước ngoài cấp chưa được hợp pháp hóa lãnh sự hay chưa có Apostille theo quy định. Tờ sổ đỏ ép nhựa bong mép của chị đứng sau anh Đạt, nếu phần chữ còn đọc rõ, thường vẫn chứng thực được; nếu bị mờ, rách mất nội dung thì sẽ bị từ chối.

Ngộ nhận thứ ba: "ký sẵn ở nhà rồi mang ra chứng thực chữ ký". Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Ký sẵn sẽ bị yêu cầu ký lại. Giấy ủy quyền mà mẹ anh Đạt muốn làm thì chính bà phải có mặt ký; nếu bà già yếu, không đi lại được, gia đình có thể hỏi xã, phường về việc chứng thực ngoài trụ sở.

Ngộ nhận thứ tư: "giấy ủy quyền chứng thực chữ ký là dùng được cho mọi việc". Chứng thực chữ ký chỉ dùng cho giấy ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Ủy quyền nhận lương hưu thì được. Ủy quyền bán nhà, bán đất thì phải làm hợp đồng ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, không phải chứng thực chữ ký.

Ba điều cần nhớ

Thứ nhất, chứng thực bản sao và chữ ký làm ở bất kỳ xã, phường nào hoặc văn phòng công chứng, trả trong ngày, phí mỗi trang chỉ vài nghìn đồng. Thứ hai, bản sao có chứng thực không tự hết hạn sau sáu tháng, và nơi nhận hồ sơ không được đòi bản chứng thực khi luật chỉ yêu cầu bản sao hoặc khi giấy đã có trên VNeID. Thứ ba, chứng thực chữ ký phải ký trước mặt cán bộ, và không dùng cho giấy ủy quyền liên quan đến bán nhà, bán đất.

Hỏi đáp nhanh

Bản sao chứng thực có hết hạn sau 6 tháng không?

Quy định về chứng thực không đặt thời hạn cho bản sao có chứng thực. Một số thủ tục có thể có yêu cầu riêng, còn bản sao không tự hết giá trị sau sáu tháng.

Có phải về nơi thường trú mới chứng thực được không?

Không. Chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký làm ở bất kỳ Ủy ban nhân dân xã, phường nào hoặc tổ chức hành nghề công chứng.

Phí chứng thực bản sao bao nhiêu?

Hai nghìn đồng một trang cho hai trang đầu, từ trang thứ ba là một nghìn đồng một trang, tối đa 200 nghìn đồng một bản. Chứng thực chữ ký là 10 nghìn đồng một trường hợp.

Ủy quyền bán đất có làm bằng giấy ủy quyền chứng thực chữ ký được không?

Không. Chứng thực chữ ký chỉ dùng cho giấy ủy quyền không liên quan việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Ủy quyền bán đất cần hợp đồng ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực.